Tot heden bestaat er de ruimte (maar niet de verplichting) voor werkgevers om bepaalde zaken onbelast  te vergoeden. In de Cao kun je terugvinden hoe en wat.
Daarbij kun je denken aan:
• reiskosten (woon-werk en zakelijk) tot 0,19 euro per kilometer,
• reizen per openbaar vervoer,
• fietsregeling,
• uitkering bij feestdagen inclusief kerstpakket,
• uitkeringen dienstjubilea,
• consumpties en maaltijden tijdens werktijd,
• korting op aankoop eigen producten en diensten,
• cursussen, vakliteratuur,
• bedrijfsfitness,
• personeelsfeest,
• contributie vakbond,
• werkkleding,
• telefoonvergoeding.
Dit zijn allemaal aparte regelingen met elk eigen grenzen en voorwaarden. Ook in een regeling voor thuiswerken of telewerken maakt de werkgever doorgaans gebruik van deze fiscale ruimte.

Als deze vrijstellingen vergoedingen worden betaald in de vorm van een vaste vergoeding,
dan moet er een onderbouwing aanwezig zijn in de vorm van bewijzen dat de kosten daadwerkelijk zijn gemaakt..Is er geen onderbouwing, dan valt deze betaling in het 1,4%-budget.

Kerstpakketten en andere kleine geschenken vallen ook onder het 1,4% budget. Dat geldt ook voor maaltijden in kantines (max. € 4,- voor een avondmaaltijd en max.€ 2,60 voor ontbijt en lunch), niet op werknemers verhaalde verkeersboetes, parkeer-,veer-, en tolgelden (niet bij auto van de zaak).

Sommige zaken vallen wel in de 1,4% ruimte maar kennen door de fiscus een lagere waardering zodat deze niet of minder op dat budget drukken. Een aantal voorbeelden van zaken die aan de werkplek gerelateerd zijn en die bijzonder worden gewaardeerd in het 1,4%-budget zijn de:
• Mobiele telefoon (nihilwaardering bij zakelijk gebruik van meer dan 10%).
• Arbo-verstrekkingen (nihilwaardering).
• Laptop (nihilwaardering bij zakelijk gebruik van 90% of meer).
• Internet thuis.
• Fitness (factuurwaarde).
• Werkkleding die (nagenoeg) uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen en werkkleding die op het werk achterblijft (nihilwaardering).

Of de werkkostenregeling gunstiger is dan de bestaande regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen, is een kwestie van uitrekenen. Als een werkgever naast de kosten die straks gerichte vrijstellingen worden, veel andere kosten vergoedt, dan biedt de werkkostenregeling veel minder speelruimte dan de oude regelingen.

Een voorbeeld:
Een bedrijf heeft 10 werknemers en een totaal fiscaal loon van € 300.000. De vrije ruimte is dan 1,4% x € 300.000 = € 4.200. Er is per maand dan een gemiddeld bedrag van € 350 voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen in de vrije ruimte; het bedrag mag per werknemer verschillen. Indien er meer vrije ruimte nodig is en er nu geen eindheffingen worden betaald dan is de werkkostenregeling voor de werkgever niet gunstig. Want over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt hij 80% eindheffing.

Nee, niets doen is geen optie. Bij een  ingewikkelde situatie kan het verstandig zijn om de ingangsdatum uit te stellen met bijvoorbeeld een jaar. Maar uiterlijk 2014 moet de nieuwe werkkosteregeling in de onderneming  zijn ingevoerd.

Ja, binnen de werkkostenregeling is het nog steeds mogelijk belast loon om te zetten in een onbelaste vergoeding of verstrekking volgens het cafetariasysteem. Dit kan bijvoorbeeld gelden voor een fiets of de vakbondscontributie die uit het brutoloon worden betaald. Deze betaling voor de heffing van belasting levert dus belastingvoordeel op dat bij de werkkostenregeling in stand kan blijven.

Nee, bepaalde kosten kunnen blijvend onbelast vergoed worden.
Dit zijn met name vergoedingen die direct met het werk samenhangen:
• Reiskosten tot € 0,19 per kilometer
• Tijdelijke verblijfskosten (kosten onderweg)
• Kosten van opleidingen en studie
• Kosten van outplacement en intermediaire kosten
• Extraterritoriale kosten
• Verhuiskosten in het kader van de dienstbetrekking (dit is nu 'slechts' € 7.750).
• Rentevoordeel hypothecaire leningenwerkdagen

Er is nog geen verplichting om de werkkostenregeling al per 1-1-2011 in te voeren. Tot en met 2013 mag een werkgever nog ieder jaar opnieuw kiezen voor de werkkostenregeling of voor de bestaande regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen. Maar na 2013 is de werkkostenregeling verplicht voor alle werkgevers.

Het is inderdaad denkbaar dat de or of vakorganisaties er niet uitkomen met de directie vanwege enkele verslechteringen voor groepen medewerkers. Het is dan verstandig dat de or of de medewerkers weigeren instemming te geven.
De vakbond zal dan namens die individuen het voortouw nemen en hun belangen collectief behartigen inclusief een eventuele rechtsgang naar de Kantonrechter. De bond bundelt in dat geval de individuele belangen. Natuurlijk treedt de vakbond bij voorkeur op namens vakbondsleden.